Procédure gestion photos chantier

Avant de réaliser toute photographie sur un site client, le technicien doit s'assurer qu'une autorisation de prise de vue a été accordée. Pour les chantiers de déploiement initial, cette autorisation est intégrée dans le contrat ou le bon de commande et précise les zones et types d'éléments pouvant être photographiés. Pour les interventions de maintenance ou de service après-vente, l'autorisation est sollicitée auprès du référent client au début de chaque visite.

Cette exigence d'autorisation préalable est particulièrement stricte pour les sites sensibles, les établissements recevant du public, les établissements de santé (soumis au secret médical), et tout site dont le client a explicitement indiqué la restriction de toute prise de vue. En l'absence d'autorisation claire, le technicien s'abstient de toute photographie et le signale dans son rapport d'intervention.

Les photographies réalisées sur site client doivent strictement se limiter aux équipements installés ou à installer : caméras, câblages, coffrets, serveurs vidéo, contrôleurs d'accès, et leur environnement immédiat de montage. Il est interdit de capter dans le cadre de la photographie des personnes (employés, visiteurs, prestataires) sans leur consentement explicite et individuel.

Il est également interdit de photographier volontairement ou accidentellement des informations confidentielles visibles dans l'environnement de travail : documents posés sur des bureaux, écrans d'ordinateurs affichant des données, tableaux blancs avec des informations stratégiques, badges d'accès d'autres personnes, ou éléments susceptibles de révéler la topologie du système de sécurité du client (plan de câblage, paramétrage visible à l'écran, codes affichés).

Les photos de chantier doivent être transférées vers le serveur sécurisé de Mileo Technology dans un délai de 48 heures suivant leur prise. Le transfert s'effectue via l'application mobile professionnelle ou le portail sécurisé de l'entreprise, avec authentification forte. Les photos stockées sur les appareils mobiles professionnels sont supprimées de l'appareil après confirmation du transfert réussi sur le serveur.

Sur le serveur, les photos sont organisées par dossier client/site/chantier, accessibles uniquement aux collaborateurs ayant besoin d'y accéder dans le cadre de leur mission (techniciens référents, chefs de projet, responsable technique). L'accès aux photos de sites sensibles est restreint aux personnes habilitées et tracé dans le journal d'accès du système de gestion documentaire.

Les photos de chantier sont conservées pendant la durée d'exécution du contrat, augmentée d'un délai de 5 ans à compter de la date de clôture du dossier ou de la fin du contrat de maintenance. Ce délai correspond à la prescription légale applicable aux contrats commerciaux et permet de répondre à d'éventuels litiges techniques.

À l'issue de ce délai de conservation, les photos sont détruites de manière sécurisée (suppression cryptographique ou écrasement des données selon le type de support). La destruction est consignée dans le registre de gestion documentaire. En cas de demande explicite et motivée d'un client souhaitant une destruction anticipée de ses photos de chantier, la demande est traitée dans un délai de 30 jours et confirmée par écrit au client.