Modèle de rapport RGPD client

La synthèse exécutive, d'une à deux pages maximum, présente les conclusions principales de l'audit à destination des dirigeants et des responsables qui n'ont pas vocation à lire le rapport dans son intégralité. Elle indique le périmètre audité, la date de l'audit, le score global de conformité et son interprétation, les deux ou trois points forts identifiés et les deux ou trois risques majeurs nécessitant une attention immédiate.

La synthèse se conclut par une recommandation globale : maintien du niveau de conformité actuel avec ajustements mineurs, mise en œuvre d'un plan d'action structuré dans les six mois, ou intervention corrective urgente sur des points critiques. Cette recommandation est formulée de façon factuelle et non alarmiste, en soulignant les points positifs et le chemin parcouru.

L'état de conformité détaillé reprend chaque point de contrôle de la grille d'audit avec son niveau d'évaluation, les constatations factuelles ayant fondé cette évaluation et, le cas échéant, les documents ou éléments de preuve collectés. Cette section constitue la pièce maîtresse du rapport et doit être suffisamment précise pour que le client puisse identifier exactement ce qui est conforme et ce qui ne l'est pas.

Les constatations sont présentées de façon neutre et factuelle, sans porter de jugement sur les choix passés du client. Chaque constatation est accompagnée d'une référence à la source réglementaire applicable (article du RGPD, recommandation CNIL, norme) pour permettre au client de comprendre le fondement de l'exigence.

La section « Risques identifiés » traduit les non-conformités en termes de risques concrets pour le client : risque de sanction administrative de la CNIL (avec les niveaux de sanction potentiels), risque d'atteinte aux droits des personnes (avec les conséquences pratiques), risque d'incident de sécurité lié à des failles techniques identifiées, et risque de contentieux civil ou pénal.

Les risques sont hiérarchisés selon deux critères : leur probabilité d'occurrence (au regard de la fréquence des contrôles CNIL dans le secteur et de la gravité des manquements) et leur impact potentiel (financier, réputationnel, opérationnel). Cette double analyse permet au client de prioriser ses actions correctives en fonction de sa tolérance au risque.

Les recommandations sont présentées en trois catégories selon leur urgence. Priorité haute (à traiter dans les 30 jours) : actions correctives sur les non-conformités exposant le client à un risque immédiat ou à une sanction CNIL probable (absence d'affichage, durée de conservation dépassée, absence de registre des traitements). Priorité moyenne (à traiter dans les 90 jours) : améliorations des processus et de la documentation interne. Priorité basse (à traiter dans les 6 mois) : optimisations et bonnes pratiques allant au-delà des obligations minimales.

Chaque recommandation est accompagnée d'une estimation du coût de mise en œuvre (ressources internes, coût de prestation Mileo Technology si applicable) et du temps estimé pour la réalisation. Le plan d'action chiffré permet au client de budgéter sa démarche de mise en conformité et de présenter un engagement concret à la CNIL en cas de contrôle. Mileo Technology s'engage à accompagner ses clients dans la mise en œuvre des actions relevant de son périmètre de compétence, dans le cadre de ses contrats de maintenance ou de missions ponctuelles dédiées.

Le rapport RGPD client est accompagné d'un ensemble de livrables complémentaires en fonction du périmètre de la mission : registre des traitements pré-rempli ou mis à jour, analyses de proportionnalité par zone de surveillance, modèles de panneaux d'affichage conformes aux couleurs et au format du client, procédures opérationnelles adaptées à l'organisation du client (gestion des droits, extraction, purge).

L'ensemble du dossier est remis au format numérique sécurisé (PDF signé, accès restreint). Une présentation de restitution est proposée en présentiel ou en visioconférence pour commenter les conclusions avec les parties prenantes (DPO, direction, responsable informatique). Mileo Technology conserve une copie du rapport dans le dossier client pendant cinq ans.