Politique anti-corruption et conflits d'intérêts

La corruption active consiste à offrir, promettre ou accorder un avantage indu à une personne (publique ou privée) pour qu'elle accomplisse ou s'abstienne d'accomplir un acte dans l'exercice de ses fonctions. Dans notre secteur, cela peut prendre la forme de remises commerciales dissimulées favorisant un prescripteur, d'équipements offerts à des décideurs d'achats ou de prises en charge de frais personnels d'interlocuteurs clients.

Le conflit d'intérêts survient lorsqu'un intérêt privé d'un collaborateur (financier, personnel, familial) est susceptible d'influencer indûment l'exercice de ses fonctions professionnelles. Dans notre activité, les situations les plus courantes concernent les relations avec les constructeurs et distributeurs partenaires, les marchés publics et les recommandations techniques pouvant favoriser un fabricant avec lequel le collaborateur entretient un lien personnel.

La réception ou l'octroi de cadeaux et avantages à des fins commerciales est encadrée par des seuils stricts. Un collaborateur peut accepter un cadeau de courtoisie d'une valeur inférieure à 50 euros par occasion et par interlocuteur. Au-delà de ce seuil, le cadeau doit être décliné ou, si le refus est matériellement difficile (colis envoyé à l'entreprise), remis au responsable pour reversement à une association caritative ou redistribution collective.

Les invitations à des événements professionnels (salons, conférences, déjeuners de travail) sont permises dans la mesure où elles présentent un intérêt professionnel réel et ne créent pas de situation de redevabilité susceptible d'influer sur des décisions d'achat ou de recommandation. Toute invitation dont la valeur totale dépasse 150 euros doit être déclarée au responsable hiérarchique.

L'octroi de cadeaux à des clients ou prospects suit les mêmes règles symétriques. Les actions commerciales de fin d'année (coffrets, bouteilles) sont autorisées dans la limite de 80 euros par destinataire et font l'objet d'une validation par la direction commerciale. Tout cadeau à un agent public ou élu est interdit, quelle qu'en soit la valeur.

Tout collaborateur se trouvant dans une situation de conflit d'intérêts réel ou potentiel est tenu de le déclarer sans délai à son responsable hiérarchique et au référent anti-corruption. La déclaration est consignée dans le registre des conflits d'intérêts. Le collaborateur concerné est écarté de la décision ou du processus en cause pendant la durée de la situation conflictuelle.

Les situations devant obligatoirement être déclarées incluent notamment : la participation à l'évaluation ou à la sélection d'un fournisseur avec lequel le collaborateur entretient des liens personnels ou financiers, la recommandation d'un produit dans lequel le collaborateur détient un intérêt direct ou indirect, la participation à la négociation d'un contrat avec un client employant un proche parent.

Mileo Technology dispose d'une procédure d'alerte permettant à tout collaborateur ou tiers (client, sous-traitant, partenaire) de signaler de façon confidentielle tout comportement susceptible de constituer un acte de corruption ou un conflit d'intérêts non déclaré. L'alerte peut être adressée au référent anti-corruption par email dédié ou par courrier postal.

Les alertes sont traitées dans un délai de sept jours ouvrés. Une enquête interne est diligentée si les faits rapportés sont suffisamment circonstanciés. Le résultat de l'enquête est communiqué à l'auteur de l'alerte dans un délai de trois mois. La confidentialité de l'identité du lanceur d'alerte est garantie, sauf obligation légale de divulgation.

Tout manquement à la présente politique anti-corruption est susceptible d'entraîner des sanctions disciplinaires, pouvant aller jusqu'au licenciement pour faute grave. Les faits constitutifs d'une infraction pénale (corruption active ou passive, trafic d'influence) sont signalés au procureur de la République conformément aux obligations légales.

Mileo Technology se réserve le droit d'engager une action civile pour récupérer les préjudices subis du fait d'actes de corruption commis par ses collaborateurs ou ses partenaires. Les contrats avec les tiers (sous-traitants, agents commerciaux, distributeurs) incluent une clause anti-corruption autorisant leur résiliation immédiate et sans indemnité en cas de violation avérée.